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變與不變,確實是一個問題

2019-05-21 10:30678

作者:項目經理訓練營

項目背景

研發團隊提出一個變更,項目經理沒能在第一時間評估該變更對計劃的影響,沒有對該變更進行制止或提出建議。經過一段時間,研發團隊意識到了變更的影響,打算取消這個變更,可是該變更已經實施一半了,無論取消還是繼續往下做都需要花費更多時間,都會影響項目原有計劃。

團隊組成

產品部、研發部

問題求助—面對該種情況如何解決

問題1:取消變更,之前做的工作白費了,而繼續做下去,還需要花費更多的時間和成本,并且會影響項目的原計劃,該如何應對?

問題2:以后該如何避免此類事件的再次發生?

?【觀點1】

對于當前的問題,我覺得首要任務是確認這個需求現在還有沒有必要做,這需要與相關干系人溝通確認。無論取消還是繼續做,都需與干系人確認影響和優先級,并予以實施;

對于以后的需求變更,我們可以參照PMP的方法,遵循變更7個步驟:

1、提交變更請求(書面的,紙質/郵件)

2、評估影響

3、通知客戶(能作決定的人)

4、批準或拒絕

5、通知受影響干系人

6、記錄并更新文檔

7、追蹤并實施變更

【觀點2】

對于此次事件,評估繼續做與取消做對項目的影響哪個大,在自己無法決定的情況下,與高層商議如何解決,并將此次事件記錄到企業知識庫,指導我們下次遇到這種情況我們該如何去應對。

嘉賓總結

這個案例是關于項目中的變更控制,可以拆解為以下三點:

1. 團隊沒有第一時間分析清楚風險,直接批準了變更;?

2. 實施之后發現了問題,才反饋給了項目組;?

3. 最后項目組發現無論退回還是繼續都會影響計劃。?

我們就這三點一個個來分析,總結一下經驗教訓:

第一,PMP中的變更順序要把握好

這些點雖說繁瑣,但其實每一步都是必需要的——變更的控制也是一個非常重要的“業務流程”,包含在質量控制體系內。只有遵循了流程才能保證不出錯。但在具體實施起來,我們會遇到各種各樣的限制,尤其對于處于尚在研發階段的變更,有時候變化得太快以至于“變更的流程”往往跟不上變更的節奏,從而時常會產生迫于進度和時間點的壓力而造成的不當的變更決策。在這個時候我們可以抓住幾個要點進行處理:

a. 有可能的話,提前定義清楚變更的審批者,盡量從個人決策轉為團隊決策;

b. 優先評估關鍵點的影響,再做決策,在案例中專注點就是項目的進度,其余的可以作為非gating項在之后再進行詳細的分析;

c. 研發中的快速變更若可以不走系統,但也要保存好相關記錄;

d. 一旦做了決策,項目經理就要做好心理準備去承擔相應的后果,以身作則讓團隊放心;

e. 無論決策的最后是好還是不好,都要做好經驗教訓。有條件的話,開個短會或者主動去找相關人員聊一聊再做決策都是可取的。盡量使項目中遇到的決策控制成為項目組的決策而不是項目經理的決策,這樣既能多方面考慮問題也利于項目經理的自保。

第二,問題越早發現其影響的范圍也越小

可以看出項目組的反饋機制還是不錯的,反應速度很快,這是值得肯定的地方。

除此以外,對于項目經理來說,在項目中發現了有問題的反饋后,除了去找解決方案外,還有一點比較容易忽視的是要去控制問題的影響。在案例中,是否該立即停止實施變更就是控制影響的問題,是與不是由具體的情況來決定,這時候盡量避免優柔寡斷。在信息不完備的情況下,保守的決策會較為安全的——僅做參考。

第三,盡量避免去考慮沉默成本,一切向前看

關于最后怎么更正,兩條路都不好走的情況下我們可以換一下思路——看看接下來能做什么,拋去過去的決策,接受事實,就在這樣一個變更實施了一半的情況下,評估一下接下來哪一個決策會更有利。

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