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案例2:新手項目經理如何擺平逆境中的項目?

2019-06-05 14:34359

作者:項目經理訓練營

案例

公司啟動一個新產品研發項目,之前做了可行性評估,發覺項目技術風險較大,一方面需要規避競爭對手的設計專利進行自主研發,另一方面按照目前方案所選用的材料也需要進口,有時間上的風險。公司領導層為了提拔年輕人,讓一個業務專業但缺乏項目管理專業經驗的人擔任了項目經理。新產品的市場窗口期只有短短半年,作為資歷尚淺的PM如何完成這個研發任務?

案例分析

首先,我們拆分一下這個案例,這位新任項目經理應該需要識別的風險有以下幾條:

1、不能使用現有技術(專利),必須要自主研發,技術難度大;

2、材料需要進口,交期長;

3、項目經理自身經驗不足。

此外,從描述來看,整個項目的外部限制是市場窗口期需要項目在半年內完成。換句話說,在這樣的限制下,項目經理需要明確的方針就是趕進度。

識別出了風險項,接下來就是進行風險分析,看一看這些風險項對于項目具體有什么影響,包括以下幾方面的內容:

1、“規避競爭對手的設計專利進行自主研發”,意味著必然會采用不成熟的技術方案。這些方案也沒有進過系統的驗證,或者說僅部分進行了驗證。如此會造成以下問題:

a)為了保證交期,在研發階段必然要投入大量的資源進行設計以及驗證;

b)相比于成熟的設計,新設計的成本往往偏高,進而影響其售價、市場份額抑或是自己公司的利潤;

c)由于缺乏相關設計的經驗,產品驗證后更改設計的可能性變大,會影響項目的計劃。

分析到這里還不夠,項目經理還需要明確這些影響的量級,至少也要有個基準,比如: ?

a)需要資源,那么具體需要多少資源?

b)影響成本,具體該方案的成本是多少,售價和市場占有率是否會有變化(或者自身利潤)?

c)由于改變設計影響計劃,具體改變設計的話項目會拖多久?

有了這些定量的分析,哪怕是初步的,也能讓項目經理對于風險的等級以及嚴重程度有所了解,在風險真的發生時能有相應的準備,同時也是去要錢、要資源的談判基準。

基于以上分析,雖然案例中項目的外部限制只有時間,但風險的影響可不僅僅只是時間——可見管理風險還是很重要的。

2. 材料需要進口,同樣也會影響很多方面,需要項目經理去一一了解并提前準備,可預見的風險有以下幾個部分:

a)在和供應商交流的時候需要考慮時差的影響,回復會不及時,容易造成整體采購的時間變長;

b)溝通上需要項目團隊多花精力(若不熟悉外語的話);

c)采購時需要額外考慮匯率、海關、質檢以及相關國家法律政策的影響(如中國對于有些材料進口時會要特殊申報,檢驗入關流程較長),采購需要提前準備且貨運入關周期長。

同樣,具體進口過程以及和供應商的交流會在一定程度上影響項目時間點,需要項目經理心理有個底。同時要額外去疏通進口材料的采購渠道,包括如何下單,如何報關,如何檢驗等。

3. 項目經理經驗不足可能影響項目的方方面面,但對于項目影響最大的是由于經驗不足,遇事沒有思路。其實這也就是需要項目經理去好好地管理風險,制定預案。這里就不一一展開了。

做好了風險影響的評估,也有了整體的應對方針——趕進度,那么最后我們項目經理就要制定相應的措施去規避/接受風險。

分析建議

1、針對風險項1的應對策略:

針對技術上的難點和風險,要資源或延長交期是最為有效且時根本的應對,但大多數情況下不會這么理想,在資源不足交期又緊的情況下,可以有以下操作:

1)不建議采用單次設計的計劃,而是采用多輪設計類似迭代的計劃。若對于設計原理實在沒有把握,那么可以考慮在初期提供一些原型(prototype)供驗證原理;

2) 建議安排團隊的工作重點在難度大或者關鍵路徑上的設計任務,排好優先級。這里要特別提一點的是對于項目整體來說,難度大的設計任務并不一定在關鍵路徑,有的設計任務設計出來的產品部件交期非常長,但難度不大,這樣的部件設計同樣可以是在關鍵路徑。

3)產品要及時驗證,有可能的話不用等產品整體出來,而先對某些部分做驗證(red-flag test)。有問題能盡早發現,等產品做出來了再發現就必須再走一遍設計-采購-組裝-驗證的流程,影響較大。

2、針對風險項2的應對策略:

關于進口材料,雖然主動權不在自己這邊,但是還是有空間采取一些措施來變相減少交期的時間,可以從以下幾點考慮:

1)從己方公司的內部,可以事先就去了解清楚進口的流程,涵蓋如何向國外供應商下訂單,如何報關,若是特殊材料需要申報哪些材料等等。這些都是可以在設計完成之前就提前準備起來的;

2)盡早和供應商進行聯系,即使在設計定稿之前,也同樣可以開展交流,讓對方事先知曉有這么一筆生意,可以提前準備,至少可以先在各自的采購系統中登陸好對方的信息;

3)一般的采購流程是設計完成后確定文檔,供應商提供報價,己方審批報價,同意后下訂單,供應商備料,生產,交付。若公司和供應商的流程允許,最理想的情況可以讓供應商提前備料,待設計完成后才開始生產,發貨前訂單補上就可以。不過讓沒有合作過的新供應商去這樣操作會比較困難,如果流程允許可以先下一個初始訂單,讓供應商先備料,之后設計完成時再修改訂單,對雙方都有保障,供應商拿到初始訂單后就可以開始備料準備生產,加快采購的流程。

4)除此以外,由于交期的原因,和此材料相關的設計任務必然需要重點關注,相關的設計優先級要有所提高。

3、針對風險項3的應對策略:

項目經理的經驗需要相當時間的積累,短時間內必然需要別人的幫助才能暫時彌補自己的短板。手段就是去和不同的干系人詢問了解項目中的各種難點,去請教別人的經驗,另外也需要借鑒其他項目的經驗。

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